外国人雇用の労務管理を会社が確認したいこと

採用する人の在留カードや旅券などから、在留資格、在留期間、就労が認められる範囲を確認した日時と担当者を記録します。カードを確認することと、原本を会社が預かり続けることは分けて整理してください。

実際に任せる仕事の内容、勤務場所、雇用形態、在留資格で認められる活動との関係を確認します。就労できるかの判断や在留資格の申請は、個別の資料をもとに必要な専門家へ確認します。

中心業務、補助業務、勤務地、出張先や配置換えの可能性を分けて書き出し、在留資格や指定書などで認められる活動の範囲と照合します。「営業」「通訳」「現場管理」のような肩書だけで決めず、実際に続けて行う仕事と指示を出す部署・場所まで確認してください。

必要に応じて、本人の学歴、専攻、職歴、資格と、会社の事業内容、配属予定部署、職務内容、報酬が分かる資料をそろえます。本人の経歴や会社の仕事内容を都合よく書き換えず、確認した資料、日時、担当者を記録します。

雇用契約書や労働条件通知書、給与、勤務時間、休日、社会保険、試用期間、勤務地などを確認し、本人へいつどの方法で説明したかを残します。口頭で説明した場合も、説明した内容を記録してください。

日本語の理解度や本人が使える言語を確認し、必要な制度や職場のルールを理解できる方法で説明したかを整理します。説明が十分だったかは、使った資料、通訳の有無、本人の確認状況と合わせて見直します。

求人、雇用契約書・労働条件通知書、申請・説明資料、現場の指示書や研修計画を横に並べ、仕事内容、勤務地、賃金、時間、休日、雇用期間が一致するか確認します。条件を変更する場合は、変更点と理由を本人が理解できる方法で説明し、記録します。契約成立後は、説明だけで足りるとせず、本人との合意など必要な要件を確認してください。

外国人雇用状況の届出は、対象となる外国人を雇い入れたときと離職したときに、雇用保険の対象かどうかなどで様式や期限が変わります。誰の届出を、いつ、どこへ出したかを一覧にしてください。

雇用保険の手続で届け出たのか、別の様式を使ったのか、ハローワークへ確認した内容があるかを記録します。対象者や期限は制度と雇用状況を確認して判断し、記憶だけで処理しないようにします。

雇用契約、給与明細、勤務表、在留カード確認の記録、届出の控え、会社と本人のメッセージを時系列に並べます。派遣や請負、複数の勤務場所がある場合は、会社ごとの役割も分けてください。

退職、解雇、賃金、労災、在留資格への不安などがある場合は、会社から言われたことと本人の希望を分けて記録します。個別の労務対応は、雇用契約や実際の勤務状況を確認して整理します。

人材紹介会社、登録支援機関などが関わる場合は、契約書で紹介・支援の範囲、会社と本人の費用負担、費用の契約上の負担者を確認するだけでなく、本人が負担してよいものか、問題が起きたときの連絡先、資料の保存・返却を確認します。1号特定技能外国人支援費は、直接・間接を問わず本人に負担させられないことも確認してください。外部の担当者から説明を受けても、会社側の仕事内容、賃金、安全、勤務時間の確認を終えたことにはなりません。

求人、契約、申請・説明資料、現場の仕事に食い違いがある、中心業務や勤務地が決まっていない、在留資格の範囲や必要資料を確認できない、費用負担が不明な場合は、採用や就労開始を急がないでください。直ちに違法又は採用不可能と決めつけず、不足資料と確認事項を整理し、整合性が確認できるまで開始判断を保留します。